مبانی ترويج كشاورزي و توسعه روستايي

مراحل گزارش نویسی

پس از آن که مفهوم گزارش نویسی روشن شد و با کلیات مربوط به گزارش نویسی آشنا شدیم، اکنون به مراحل چهارگانه ای می پردازیم که هر گزارشی از مرحله تکوین فکر خام تا مرحله تجسم و تبلور آن به شکل مکتوب از سر می گذراند. لازم است که مراحل چهارگانه و ترتیب آن ها به خوبی درک شوند، هیچ یک از مراحل نامبرده نباید حذف و یا بی اهمیت تلقی گردد، نباید مرحله ای را با مرحله دیگراشتباه کرد، عدم رعایت این مراحل موجب می شود که گزارش به صورت نوشته ای مبهم، بی سروته و مغشوش درآید که نه گزارشگر را رضایتی دست می دهد و نه گزارشخواه را فایده ای و نتیجه کار صرف بیهوده وقت، انرژی، مواد و حتی موجب خسارت و زیان خواهد بود.

مراحل چهارگانه گزارش نويسي
به منظور اجتناب از نارسايي گزارش و انتقال صحيح افكار و اطلاعات به خواننده در تهيه و تدوين هرگونه گزارش بايد چهار مرحله زير رعايت گردد :
1- مرحله تهيه و تدارك
2- مرحله طرح منطقي مطالب
3- مرحله نگارش
4- مرحله تجديد نظر

1- مرحله تهيه و تدارك
قبل از آنكه نوشتن را آغاز كنيم ، بايد تمام اطلاعات ، حقايق ، علل و عوامل مربوط به گزارش را در انديشه خود ، سازمان دهيم ، هدف را بيابيم و بدانيم كه خواننده گزارش ما كيست  و چه اطلاعاتي از موضوع دارد كه در فهم مقصود او ياري مي كند و چه اطلاعاتي بايد به او داد تا در نتيجه‌گيري نهايي سودمند باشد .

2- مرحله طرح ربط مطالب ( ترتيب )
اغلب اتفاق مي افتد كه گزارش بسيار ساده و احتياج به تهيه افكار و طرح ربط منطقي ندارد ، ولي بايد دانست كه بيشتر گزارش هاي اداري ، فني ، اجتماعي و فرهنگي نياز به ترتيب منطقي دارد .
البته پس از آشنايي كامل با فن گزارش نويسي و آيين نگارش و كسب مهارت در تنظيم گزارش ها ، اين كار به صورت عادت درخواهد آمد . بدين معني كه نويسندگان گزارش ها ، آنچنان نظم فكري پيدا مي كنند كه توالي منطقي مطالب را به صورت ذهني رعايت مي كنند .
طرحي كه بايد براي تهيه عناوين مطالب هر گزارش تهيه كرد ، شامل دو مورد است :
1- انديشه و ديدگاه هايي كه بايد در طرح خود مد نظر قرار دهيم ، يعني بايد كليه افكار و ديدگاه هاي خود را بدون رعايت حق تقدم و تأخر و يا حذف و تلفيق ، جمع آوري كرده ، سپس طبقه بندي نمود و با توجه به ارزش آنها در مرحله بعد مورد استفاده قرار دهيم .
2- ترتيبي كه بايد در بيان انديشه و ديدگاه ها رعايت نماييم ( تحليل )‌ ، در اين مرحله پس از حذف موارد زايد و تلفيق مفاهيم نزديك به هم و رعايت ترتيب منطقي رئوس مطالب را زير هم قرار داده و طرح اساسي ترسيم مي شود ، كه بايد براي مقدمه و مؤخره گزارش نيز پيش بيني لازم را انجام دهيم .

3- مرحله نگارش
 خوب انديشيدن و تمركز داشتن ، اساس نگارش است و نگارش خوب نيز به سرمايه هاي علمي ، مطالعه ، آگاهي ، احاطه به موضوع ، دقت و تمرين و ممارست نياز دارد و گزارش اثر بخش نخواهد بود ، مگر آنكه گزارشگر علاوه بر شيوايي سخن ، به نكات اساسي بر شمرده زير توجه نمايند ؛
 - فكر كردن قبل از نوشتن .
 - توجه به هدف ، موضوع و طرح ربط منطقي .
 - در نظر گرفتن مخاطب .
 - آگاهي به نكات دستوري و جمله بندي در حد لزوم .
 - ترجيح ساده نويسي به پيچيده نويسي .
 - بكار بردن لغت ها ، اصطلاحات يا عباراتي كه معاني قطعي و مشخص دارند .
 - بيان حقايق ، بي آنكه قصد برانگيختن احساسات را داشته باشيم .
 - دانستن فن گزارش نويسي .

فكر نويسنده ( گزارشگر ) قبل از هر چيز بايد متوجه هدف موضوعي باشد كه پيرامون آن بايد گزارش تهيه كند ، چرا كه هدف ، هم آغاز حركت است و هم پايان آن ، و اگر موضوع را فراموش كند ، قادر به ابلاغ پيام خويش نخواهد بود .
نبايد فراموش كرد كه هر جمله گزارش بايد حامل پيامي باشد و زماني اين مقصود حاصل مي شود كه روح هدف و موضوع در كالبد جمله ها نفوذ كرده باشد . همچنين نوشته شما ، گزارش ساده باشد يا يك گزارش پيچيده ، در هر دو صورت بايد هدف و مقصودي داشته باشد و قبل از آغاز كار بايد ديد نوشته شما براي ابلاغ كدام يك از هدف هاي زير است :
 - برانگيختن علاقه خواننده ،
 - اثر گذاشتن روي حالات روحي خواننده ،
 - اطلاع رساني به خواننده ،
 - حل و فصل يك مسأله ،
 - اعلام نتيجه يك مأموريت فردي يا گروهي ،
 - اعلام نتيجه يك تحقيق علمي ، اقتصادي ، اجتماعي و ... ،
 - ارزيابي به وسيله خواننده و صدور حكم نهايي توسط وي
سپس تا پايان نوشته يابد هدف را درنظر داشت تا خواننده پيام گزارشگر را با صحت و سرعت دريابد ،‌ زيرا قصد اصلي رساندن پيام است .
هنگام نوشتن بايد از لغاتي بهره گرفت كه درك آن بين همه مشترك باشد چرا كه به كارگيري واژه ها يا اصطلاحات غير مشترك در انتقال پيام ‎آسيب رسان است .

ساختار گزارش

مقدمه گزارش

      با پیشرفت سریع تکنولوژی و پیچیدگی سازمان های تولیدی و خدماتی دیگر این فرصت نیست تا مدیران و سرپرستان مطالب گزارش ها را جزء به جزء، از آغاز تا انجام بخوانند. آن ها انتظار دارند تنظیم کنندگان گزارش های مبسوط، ضمن آوردن مقدمه ای در یک یا دو صفحه، نظری کلی درباره مطلب مورد گزارش ارایه دهند. مقدمه ی گزارش باید به گونه ای آغاز شود که خواننده در راستای موضوع گزارش قرار گیرد، یعنی در همان دو، سه سطر اول بداند موضوع گزارش چیست. برای نیل به این

هدف مقدمه باید با جمله ای آغاز شود که بگوید گزارش درباره چیست و چرا تهیه ی گزارش لازم بوده است.

   به طور کلی مقدمه باید سه هدف را دنبال کند:

الف- گزارش را در ارتباط با موضوع به گونه ای مطرح سازد که برای خواننده قابل فهم و با معنی باشد.

ب- در خواننده نسبت به موضوع ایجاد علاقه کند.

ج- باید به خواننده بگوید که از گزارش چه انتظاری باید داشته باشد.

متن یا بدنه اصلی گزارش: متن یا بدنه اصلی گزارش محل ارایه آمارها، داده ها و تحلیل و تفسیر آن ها، بیان معیارها و اثبات مدعی است.

پایان گزارش: پایان گزارش شامل نتیجه گیری، ارایه پیشنهادات و راه حل است که همراه با خلاصه نکات عمده گزارش ( در مورد گزارشات مفصل ) می باشد.

الگوهای ساختار گزارش

الگوی استدلالی گزارش

١- الگوی قیاسی

     الگوی بسیاری از گزارشات اداری و بازرگانی قیاسی است. در این الگو نکته اصلی و یا مهمترین پیشنهاد در آغاز ارایه می شود و سپس جزئیات و توضیحات و دلایل تأیید کننده به دنبال می آید. فایده ی الگوی قیاسی آن است که آن چه که خواننده برای تصمیم گیری لازم است بداند مستقیماً و بلافاصله در اختیار او قرار می گیرد و نیازی به خواندن تمام گزارش پیدا نمی کند مگر آنکه شخصاً علاقمند باشدکه بداند نتایج چگونه بدست آمده است. برای خواننده ای که به نتایج گزارش جهت گیری قبلی ندارد و بیم مخالفت اولیه از سوی وی نسبت به پیشنهاد و راه حل ارایه شده نمی رود می توان از این الگو استفاده نمود.

         اگر خواننده گزارش جهت گیری خاص و یک سویه ای داشته باشد ممکن است قبل از مطالعه تمام اطلاعات و حقایق و نحوه ی  نتیجه گیری کلی و پیشنهاد ارایه شده بر ضد پیشنهاد و یا نتیجه، جبهه بگیرد و سپس بر اثر تعهد روانی که نسبت به مخالفت اولیه در وی ایجاد می شود دیگر به دلایل و توجیهات گزارش توجه نکند، در چنین حالتی استفاده از الگوی قیاسی مناسب نیست.

٢- الگوی استقرایی

     ترتیب الگوی استقرایی عکس ترتیب قیاسی است بدین قرار که اول آمار و اطلاعات و حقایق ارایه می شود، سپس بر پایه آن ها استدلال و نتیجه گیری شده و نهایتاً پیشنهاد و یا راه حل مسأله مورد نظر ارایه می گردد. مسأله وقت خواننده عاملی است که باید در تهیه گزارش به صورت استقرایی مورد توجه قرار گیرد، خواننده باید با حوصله باشد و با اطلاعات و داده ها آشنا گردد تا بعداً به نقطه نظر گزارشگر برسد. همچنین وقتی حدس زده می شود که خواننده جهت گیری منفی نسبت به پیشنهاد داشته باشد کاربرد روش استقرایی می تواند او را تشویق به مطالعه گزارش و دریافت حقایق کند و درجه ی  احتمال مخالفت او را با پیشنهادات کاهش دهد.

٣- الگوی گزارش بر حسب ترتیب اهمیت

      وقتی که گزارش را بر حسب درجه اهمیت مطالب تنظیم می کنیم، می توان از مهمترین یا از کم اهمیت ترین مورد آغاز نمود. مثلاً در مورد مشکلات متعدد می توان از مشکلات جزئی شروع و به مشکلات عمده ختم کنیم، یا برعکس. در مورد مسأله ای که مورد منازعه و اختلاف است ترتیب ذکر مسائل از کم اهمیت تر به مهمترین مناسب است، زیرا خواننده را قدم به قدم آماده پذیرش نقطه نظرها و حقایق می کند تا آن که به نکته اساسی و اوج مطلب برسد. در گزارشات شفاهی، باید از کم اهمیت ترین شروع و به مهم ترین نکته ختم کرد زیرا مهم ترین نکته که در آخر کار ارایه می شود مورد توجه شنونده قرار گرفته و آن را به خاطر خواهد سپرد.

٤- الگوی تقدم زمانی

        این الگو برای گزارش حوادث و وقایعی که طبق تقدم و تأخر زمانی صورت می گیرد به کار می رود، مانند گزارشات پلیس، آتش سوزی، حوادث و گزارش مسافرت های اداری برای بازدید و برنامه انجام کار.

٥- الگوی قدم به قدم

         این الگو که شکل ویژه ای از الگوی تقدم زمانی است برای توضیح و توصیف طرز کار یک دستگاه یا یک ماشین به کار می رود.

٦- الگوی مسأله- راه حل

         این الگو در واقع نوعی الگوی استقرایی است و در موردی به کار می رود که شرایط نامناسبی در امری وجود داشته باشد و گزارش شامل پیشنهاد برای رفع آن مشکل باشد. نویسنده گزارش از توصیف و تشریح مشکل شروع می کند و سپس راه حل مناسب را انتخاب و پیشنهاد خود را ارایه می دهد. ضمناً مزایا و محدودیتهای پیشنهاد را نیز ذکر می کند.

٧- الگوی معیار- اقدام

        هرگاه لازم شود که متغیرهای چندی را با معیار واحدی بسنجیم و مزایا و معایب هر یک را تعیین و سپس یک متغیر را از بین متغیرها انتخاب کنیم از الگوی معیار- اقدام، استفاده می کنیم. مثلاً در مورد خرید یک دستگاه بر اساس معیار مورد نظر می سنجیم، مثلاً با معیار هزینه، عمر مفید، قابلیت انعطاف، سرویس پس از فروش و غیره، آنگاه یکی از آن ساخت ها را که با معیارهای ما توافق و تجانس بهتری دارد، انتخاب و پیشنهاد می کنیم.

٨- الگوی علت- معلول

       استفاده از این الگو از هنگامی مفید است که بخواهیم عواقب احتمالی یک اقدام بخصوص را تجزیه و تحلیل کنیم. تلفیق زمانی و علت و معلولی نیز امکان پذیر است،البته یک معلول ممکن است چند علت و یا یک علت چند معلول داشته باشد.

در این الگو از عوامل شناخته شده بسوی عوامل ناشناخته حرکت می کنیم. این ترتیب در مورد سؤالاتی که جنبه پیش بینی دارد مفید است، مثلاً: اگر به قیمت اجناس دو درصد اضافه کنیم، با توجه به کشش عرضه این کالا در سود چه تأثیری خواهد داشت؟

مرحله سوم: نگارش

در مرحله نگارش چهار زیر مرحله وجود دارد:

١. تهیه پیش نویس

٢. مسأله سبک نگارش

٣. مسأله کلمات و جملات

٤. مسأله پاراگراف

١- تهیه پیش نویس

کمال مطلوب آن است که بدون تردید و تأمل، محتوای گزارش را ضمن تمرکز کامل فکر، روی یک یا چند صفحه کاغذ به عنوان پیش نویس بیاوریم، هیچ نویسنده تازه کاری، هر چند کارهای مقدماتی و طرح ریزی را به درستی انجام داده باشد، نباید انتظار داشته باشد که نوشته اش در همان وهله ی اول بی عیب و نقص باشد. بنابراین تا زمانی که مهارت پیدا نکرده ناچار به تمرین زیاد و تهیه پیش نویس است تا بدین وسیله بتواند بعداً تغییرات و تجدید نظرها را در آن معمول دارد. در پیش نویس ممکن است رعایت نقطه گذاری، قواعد دستوری، جمله بندی و رسایی کلام زیاد رعایت نشده باشد ولی برای نویسنده فرصت کافی هست تا تمام نقص ها را برطرف کند و اصلاحات لازم را به عمل آورد. پیش نویس به منزله اسکلت و ستون فقرات گزارش است و هنوز از گوشت و پوست و ظرافت ها و نکته سنجی ها بی بهره است و کارهای زیاد دیگری باید بر آن انجام گیرد.

نویسنده گزارش باید هنگام تهیه پیش نویس نکات زیر را مورد توجه قرار دهد:

- فاصله میان سطرهای پیش نویس دو تا سه سانتی متر باشد تا تغییرات و تجدید نظرها را بتوان در آن وارد کرد. معمولاً پیش نویس را باید یک سطر در میان نوشت.

- تا آنجا که ممکن است پیش نویس، خوانا باشد و زیاد قلم خوردگی نداشته باشد.

- زیر مطالبی که باید درشت و برجسته نوشته شود، باید خط ممتد کشیده شود.

- حاشیه چهار طرف صفحات پیش نویس باید ٣ تا ٥ سانتی متر باشد تا در صورت لزوم محل کافی برای مطلب اضافی وجود داشته باشد.

- روی تمام پیش نویس جایی برای شماره صفحه تعیین و شماره ها همیشه در همان محل درج گردد.

- در صورتی که پس از شماره گذاری لازم شود یک یا چند صفحه به پیش نویس اضافه گردد برای جلوگیری از اشتباه بهتر است از شماره تکراری استفاده شود، مثال:     ١٤-١ ١٤-٢ ١٤-٣

پس از اتمام کار پیش نویس، گزارشگر می تواند به متن نهایی بپردازد.

٢- سبک نگارش

        گزارش باید با سبکی بدیع، خلاق، روشن و دقیق ارائه گردد. نویسنده گزارش باید بکوشد حین این که جنبه علمی و رسمی گزارش حفظ می شود حالت خشکی و بی روحی در آن نمودار نگردد. گر چه گزارش چندان جنبه ادبی ندارد لیکن شک نیست که اگر نویسنده بتواند سادگی و دقت را با زیبایی بیان همراه کند به ارزش و قابلیت قبول گزارش می افزاید. یک سبک روان، روشن و گویا کمک بزرگی به جالب نمودن و رسایی مطلب می کند.

      نویسنده گزارش باید با به کار بردن سبکی مناسب مطالب خویش را ساده و در عین حال گویا و خالی از لغات و عبارات سنگین و دور از ذهن خواننده گزارش نماید. امروزه در گزارش نویسی کلمات ثقیل جای خود را به کلمات آشنا، ساده و مورد استفاده روز داده است.

گزارش نویس باید بکوشد که از نکات ضعف زیر پرهیز کند:

الف- به کار بردن کلمات و جملات اغراق آمیز مانند: هرگز، بی نهایت، یک دنیا

ب- به کاربردن کلمات و جملاتی که حس اطمینان دور از عقل و منطق در خواننده ایجاد می کند مانند:” بدون ذره ای شبهه باید گفت ”

ج- برانگیختن احساسات خواننده مانند: ” کوته فکران این طور فکر می کنند ” یا ” خود را به جای من بگذارید”

د- جنبه تبلیغاتی دادن به گزارش: ” هر شخص عاقلی می پذیرد که ... ”

ه- قضاوت بیجا

و- اعمال احساسات شخصی در گزارش و در نتیجه دادن جهت خاصی به گزارش

ز- سعی در قبولاندن مسایل بدون ارایه دلایل منطقی با ادای جملاتی مانند:” بدیهی است که” یا ” لازم به گفتن نیست ” و ” همه کس می داند که ... ” و از این قبیل

ح- استدلال غلط

ط- نارسایی و بی دقتی

در مقابل پرهیز از نکات فوق، نویسنده باید نکات زیر را رعایت کند:

الف- کامل بودن در عین اختصار

ب- واضح و روشن بودن جملات

ج- سادگی و رسایی

٣- کلمات و جملات

         جمله مجموعه ای از کلمات است که بر روی هم پیامی را می رساند. هر جا جمله تمام شود، نقطه می گذاریم.

از لحاظ معنی و مفهوم، جمله پنج گونه است: اخباری- پرسشی- امری- تعجبی یا عاطفی.

از لحاظ فعل، جمله یا ساده است یا مرکب.

از لحاظ کمال در معنی، جمله یا ناقص است یا کامل.

از لحاظ ارتباط با جملات دیگر، جمله یا مستقل است و یا پیرو.

اصولی که در جمله باید رعایت شود:

الف- اصل وحدت

       یک جمله باید فقط شامل یک مضمون و نکته اصلی باشد. این اصل در عین سادگی دارای اهمیت بسیار است. حتی اگر مسایل مربوط به ایده و مضمون اصلی درجملات پیرو ذکر گردد وحدت جمله و اصلیت مضمون واحد آن نباید از بین برود.

به منظور حفظ وحدت جمله نکات زیر باید مورد توجه قرار بگیرد:

اول- هیچ یک از نکات لازم برای قابل درک نمودن مفهوم و فکر اصلی نباید از جمله حذف شود.

دوم- هیچ نکته اضافی و غیر لازم در جمله گنجانیده نشود.

سوم- قواعد صحیح دستور زبان از نظر فاعل و فعل، مفعول و غیره به دقت مورد توجه قرار گیرد.

چهارم- روابط بین مضمون و ایده های اصلی و فرعی با به کار بردن حروف ربط صحیح و به جا نشان داده شود.

در این مورد نکته ضروری آنست که حروف ربط تنها به منظور ارتباط دو عبارت به کار نمی رود بلکه وظیفه اساسی و مهم آن ها در عین ایجاد ارتباط بین عبارات، نشان دادن نحوه ی ارتباط آن ها است مثلاً دیده می شود که از حروف ربط ”و” و ” از” بیجا و به صورت غلط استفاده می شود به طوری که ارتباط عبارات را آن گونه که مورد نظر است نمی رساند.

   مانند جمله مقابل: ” او کوشش خواهد کرد و از هر موقعیت برای تحصیل استفاده خواهد نمود.”

پنجم- چون جمله باید نماینده فکر و مضمونی باشد که در بر دارد لذا باید افکار مستقل را در ترکیب جملات مستقل و افکار فرعی را در جملات فرعی و تبعی قرار داد.

ششم- نباید در میان جمله، جهت فکر را بیش از یک بار تغییر داد. در غیر این صورت رشته افکار اصلی و فرعی از دست می رود و در ذهن خواننده اغتشاش به وجود می آورد و سر رشته مطلب را از دست او می گیرد.

هفتم- باید از به کار بردن کلمات ” که ”، ” کسیکه ”، ” .... یکه ”، ” آنکه ” و امثال آن ها در یک جمله پشت سر هم اجتناب کرد تا جمله گنگ، نارسا و پیچ در پیچ نشود و مانند جمله زیر از آب در نیاید:

” آن مرد، چنان که دیروز دیدید، همان جایی که دو اتومبیل تصادف کردند، که الحمدالله بخیر گذشت، بالای خیابانی که منزل پدر شما در آن جا است، آن کسی که چند بار درباره او با هم صحبت کرده ایم، جان سالم به در برده است. ”

هشتم- از نوشتن جملات دراز که حفظ معانی و درک ارتباط بین فاعل و مفعول و مراجع ضمیر را مشکل می سازد باید پرهیز کرد.

نهم- باید از علائم نقطه گذاری به نحو دقیق و صحیح استفاده کرد تا معانی جملات تغییر نکند ( به ضمیمه مربوط به نقطه گذاری مراجعه شود )

ب- اصل ربط

      کلمات و قسمت های جمله باید چنان به هم متصل و مرتبط باشند و با یکدیگر ترکیب شوند که معنی اصلی و مورد نظر خود را از دست ندهند. رعایت اصل ربط درجمله سبب می شود که جمله دو پهلو، مبهم و بی معنی نگردد. برای حفظ اصل ربط نکات زیر باید مورد نظر قرار گیرد:

اول- کلمات را به ترتیب صحیح در جمله قرار داد و به خصوص در به کار گرفتن قیود و وجوه وصفی باید دقت خاصی نمود. قیود و کلمات وصفی را باید نزدیک کلمه ای که آن را وصف می کند، قرار داد. مثلاً با به کار گیری کلمه قیدی ” فقط ” در جاهای مختلف جمله زیر معانی کاملاً متفاوتی بدست آورد.

” او می تواند از رئیس بانک برای مصاحبه وقت بگیرد.”

      دو پهلویی و دو معنایی جملات که گاهی به خاطر ایجاد ظرافت های ادبی مورد استفاده است در گزارش نویسی می تواند موجب سوء تفاهم و اشتباه گردد و ناگزیر باید از آن پرهیز کرد.

جملات زیر هر کدام دارای دو معنای مختلف هستند:

” من تو را از پدرت بیشتر دوست دارم.”

” منتقد پنج غلط از مقاله او گرفت که اتفاقاً همه درست بود.”

دوم- باید همیشه هر فعل و عمل را به فاعل آن ربط و نسبت داد نه مانند جمله زیر:

” شما می توانید پس از بسته بندی کالای خود را تحویل بگیرید.”

سوم- اگر چند مطلب از نظر خصوصیات دستوری در یک ردیف و هم وزن باشند باید برای ارائه آنها در جمله از حروف ربط وجه فعل طوری استفاده کرد که ارتباط و هم وزنی آن ها حفظ شود. جملات زیر نشان دهنده از بین رفتن هم وزنی است:

” آغاز سال مالی، هنگام مناسبی برای سرمایه گذاری مجدد این که موجودی کاملاً گرفته شود می باشد.” ” خرید، فروش و وصول کردن مطالبات هر سه دارای اهمیت فراوان است.”

چهارم- اگر در جمله مقایسه ای صورت گرفته باید از تکمیل آن مطمئن شد، نباید مقایسه را به صورت ناقص تمام کرد.

جمله غلط: ” منزل شما در تهران زیباتر از کاشان است.”

پنجم- به کار بردن ضمایر دارای اهمیت بسیار است. جملات را باید به گونه ای نوشت که یک ضمیر به دو اسم راجع نشود و اسم مربوط به ضمیر مشخص باشد.

جمله مبهم: وقتی معلم با شاگرد صحبت کرد او اطمینان یافت فردا مدرسه تعطیل است.

ج- اصل تأکید

      تأکید، جمله را محکم و اطمینان خواننده را نسبت به آن بیشتر می کند. تأکید یعنی قرار دادن مطالب و افکار مهم جمله در محل مناسب به طوری که به گیرایی جمله کمک کند. آن چه که درباره جا و نحوه تأکید در ساختار گزارش ( مرحله دوم ) گفته شد در مورد جملات نیز صادق است.

به طور خلاصه تا آنجا که به نگارش کلمات و جملات مربوط است نکات زیر باید رعایت گردد:

١- صریح نویسی

٢- ساده نویسی

٣- کوتاه نویسی ( ایجاز )

٤- فصاحت و بلاغت

٥- روش های کوتاه کردن جمله

٦- درست نویسی

7- پاراگراف بندی مناسب

پاراگراف بندی

          پاراگراف بندی در گزارش وسیله و تکنیکی است که به خواننده گزارش یاری می دهد تا مقدمه، متن و نتیجه را از لحاظ ساختاری از یکدیگر تمیز دهد، علاوه بر این پاراگراف بندی دارای وظایف و قواعد مهم دیگری نیز هست که بعداً ذکر خواهد شد. پاراگراف واپسین پاره ساختمانی هر مقاله و گفتاری است که موضوعی و مطلبی در آن درج و پرورده می شود. درباره کلمه و جمله قبلاً سخن گفتیم، اکنون به شرح و توصیف پاراگراف و بیان ویژگی های آن می پردازیم.

تعریف بند یا پاراگراف و نحوه استفاده از آن

      بند یا پاراگراف عبارت است از جمله یا مجموعه جمله هایی که فکر واحدی را بیان کند. هر نوشته به بند یا بندهایی (بخش هایی) تقسیم می شود. هر یک از این بندها ( بخش ها ) جمله یا مجموعه هایی است که بین آن ها ارتباط و همبستگی لفظی و معنایی بیشتری وجود دارد و روی هم مطلب یا مفهوم کامل و مستقلی را می سازد. به هر یک از آن بخش ها در یک گفتار، بند یا پاراگراف گویند.

در هر بند تنها می توان یک.« ایده »  را گنجانید تمام بندهای یک نوشته کامل زیر عنوان اصلی آن که در وسط صفحه و معمولاً در بالای آن با خطی درشت تر از متن نوشته شده است، قرار می گیرد. گاهی نوشته، عنوان های فرعی نیز دارد که در کنار یا وسط صفحه می آید.

اهمیت پاراگراف

      گاهی پاراگرافی در بیست سطر یا بیشتر نوشته می شود و ناگزیریم همه را به ذهن بسپاریم در این صورت غالباً برخی از اجزای مهم را فراموش می کنیم و نتیجه آن که  در فهم مقصود دچار اشتباه می شویم. از این رو لازم است هر یک از اجزای مهم پاراگراف را در سطرهای زیر هم آورده، با شماره یا خط تیره (- ) مشخص سازیم.

      بدیهی است همانطور که افکار یا محتوای بندهای هر نوشته- ضمن تمایز از یکدیگر- باید با هم پیوند نزدیک داشته باشند، اجزای اصلی هر پاراگراف نیز چنین است.

        هر چه بندهای یک نوشته زیادتر باشند، تنوع بیشتر؛ خستگی کمتر؛ و بهره گیری زیادتر می شود. اگر اجزای فرعی هر پاراگراف زیر هم قرار گیرد خواننده، بهتر می تواند مسیر فکر نویسنده را دنبال کند و پیام او را، روشن تر و سریعتر دریافت کند.

بند، بهترین و طبیعی ترین وسیله برای نشان دادن طرح و ساخت گزارش است. چون فکرهای زاید و اضافی گزارش دهنده، در نظام پاراگراف ها انعکاس می یابد. آغاز هر بند به نسبت سایر سطرها باید یک سانت تو رفتگی داشته باشد و این خود موجب برجسته شدن هر بند و پیدا کردن شروع نوشته هر پاراگراف می شود.

         ارزش هر نوشته در این است که با یک نگاه بتوان عنوان های اصلی و فرعی آن را بازشناخت و فکر نویسنده را بدون هیچ ابهامی تا پایان دنبال کرد.   تأثیر این تقسیم بندی از نظر کمک به خواننده، به مراتب بیش از تأثیر ظاهری آن است، برای مثال به متون کتاب های قدیمی نگاه کنید که در آن ها مطالب اصلی و فرعی یا مباحث مهم علمی- که هر یک شاخه های زیادی نیز دارد- پشت سر هم، تو در تو و بدون هیچ نشانه ای آمده و غالباً دارای حاشیه نویسی های مزاحم نیز هست. چقدر باید فکر نویسنده و خواننده خسته شود تا پیامی را درست دریابد.

          همانطور که یک سخنران ورزیده می تواند توجه شنوندگان را در تمام مدت سخنرانی جلب نماید، و با تصرفی که در روح آن ها می نماید، نگذارد لحظه ای به جای دیگر فکر کنند؛ یک نویسنده گزارش هم نباید بگذارد، توجه خواننده به جایی غیر از پیام و محتوای گزارش منحرف شود، و این امر امکان پذیر نیست، مگر آن که ازطرح تقسیم بندی موضوع و مطلب و سایر راهنماهای نگارش استفاده کند.

         طول بندهای پر بار که هر کدام، در یک یا دو صفحه می گنجد و کمترین تنوعی نیز در آن دیده نمی شود- هر چند روان و پخته هم نوشته شده باشد- چندان کمکی به خواننده نمی کند.

        هر خواننده تا حدود معینی می تواند فکر خود را روی یک مطلب یا موضوع تمرکز دهد و وقتی خسته شد حداقل آن است که نوشته را کنار می گذارد. بند به نوشته تنوع می بخشد و نمی گذارد در رشته افکار نویسنده، گسستگی به وجود آید، از این رو آن را بدین مفهوم نیز تعریف کرده اند:

 .« پاراگراف پرورش منسجم یا هماهنگ یک فکر واحد از یک نوشته است که با سایر بندهای آن نوشته پیوند ناگسستنی دارد  »

         یکی از مطمئن ترین وسایلی که افکار نویسنده را به صورت روشن و متمایز به خواننده منتقل می سازد، پاراگراف است. بنابراین بهتر است هر گونه تردیدی که در مورد چگونگی استفاده از پاراگراف، ویژگی ها، فواید و ارتباط آن با طرح کلی گزارش داریم، قبل از آغاز نگارش از میان برداریم. و اگر مطلب گزارش خود را به پاراگراف های کوتاه و بلند تقسیم می کنیم، باید بدانیم که این کار ضرورت دارد، نه صرفاً تنوع یا تظاهر به رعایت قواعد نگارش باشد. باید به خاطر داشت که خواننده

می تواند داوری کند و دریابد که آوردن پاراگراف های مختلف در یک نوشته و توجه به ارتباط منطقی آن ها، تا چه اندازه فهم را آسان می کند.

         اساساً شروع هر پاراگراف، خود فرصتی برای خواننده است تا تجدید قوا کرده، فکر تازه ای را در مغز خودش بپذیرد و دفع نکند. در مورد میزان کوتاهی و بلندی پاراگراف ها معیار مشخصی وجود ندارد، ولی نویسنده مجرب هنگام ارائه مطالب- خود آگاه یا ناخود آگاه- تشخیص خواهد داد که بر حسب سنگینی یا سادگی و اهمیت مطالب برای خواننده، چقدر زمان لازم است تا او مطالب را خوب دریابد، پس از این تشخیص است که نوشته را به اجزایی مناسب تقسیم می کند.

هر پاراگراف سه وظیفه اصلی به عهده دارد:

الف- جلب توجه خواننده به موضوع و فکر اصلی نوشته.

ب- پرورش فکر اصلی نوشته به کمک بندها برای جلوگیری از انحراف فکر خواننده و قطع علاقه او.

ج- اعلام نتیجه.                                   

        برای این که این سه نکته خوب انجام شود، باید ابتدا موضوع را به اجزای فرعی تقسیم کرد، ممکن است هر جزء، چند پاراگراف داشته باشد. معمولاً در گزارش های توضیحی یا نوشته های تحلیلی و پژوهشی، مقدمه و احیاناً خلاصه نیز می آید.

در پایان هر گزارش، حداقل یک پاراگراف را به پیشنهاد یا نتیجه اختصاص باید داد. به عنوان مثال، هر گاه موضوع اصلی تحقیق، دورنمای سوخت و انرژی باشد،

اجزای فرعی آن عبارت است از:

- مقدمه

- انرژی هسته ای

- انرژی آبی ( انرژی آبشارها- انرژی جذر و مد و انرژی امواج )

- انرژی باد

- انرژی بیوگاز ( تهیه گاز از فضولات حیوانات و تهیه الکل از گیاهان )

- انرژی ژئوترمال ( نیروی حرارتی تحت الارضی )

- سوخت های فسیلی مانند نفت، گاز، ذغال سنگ و غیره ...

- نتیجه

         با این تقسیم بندی، نویسنده خواهد توانست به روشنی، محتوای هر موضوع یا جزء فرعی را به ترتیب زیر هم نوشته، به خوانندگان امکان دهد تا پیام و فکر اصلی گزارش را که در موضوع و جمله های اولیه مقدمه یا متن آمده است، به سرعت دریابد.

دوباره تأکید می کنیم که تقسیم بندی مطالب گزارش از اهمیت ویژه ای برخوردار است و فشار روانی را بر خواننده تعدیل خواهد کرد.